První cestovní výkaz
První cestovní výkaz
Každý uživatel služby Cestak.com může vytvářet cestovní výkaz. Umožněna je tvorba dvou druhů:
Po vstupu do sekce Nový záznam jste vyzváni k volbě, který ze dvou cestovních výkazů chcete začít vyplňovat.
Vnitrostátní cestovní výkaz
Výkaz vyplníte ve čtyřech jednoduchých krocích. Postupně zadáváte všechna důležitá data, potřebná k určení nákladů spojených se služební cestou. Celý výkaz je navržen tak, abyste se mohli mezi jednotlivými kroky vracet a dle potřeby opravovat a doplňovat dané údaje, a to bez ztráty již vyplněných dat. Celý systém také umožňuje mít u každého uživatele jeden rozpracovaný cestovní výkaz, tzn. že jej můžete vyplňovat v průběhu služební cesty a uzavřít až po jejím ukončení.
Krok 1
V prvním kroku zadáváte základní údaje o osobách, průběhu služební cesty, o použitém vozidlu a o počtu položek s touto cestou spojených (dále používaných v cestovním výkazu).
Máte možnost vypnout výpočet stravného pokud například používáte stravenky během služební cesty.
- Počet tras – trasou se rozumí cesta z jednoho místa na druhé (odjezd, příjezd)
- Počet nocležného – počet míst noclehu (hotely, ubytovny)
- Počet ostatních nutných výdajů – jízdenky, dálniční známky atd.
- Počet ostatních nenákladových výdajů – pohoštění, pokuty atd.
Krok 2
Zde si rozvrhnete průběh trasy. Vyplníte druh dopravy, datum a čas začátku i konce služební cesty. V případě použití vlastního vozidla zde vyplníte i druh paliva, cenu za jeden litr a ujetou vzdálenost.
Krok 3
Tento krok slouží ke kompletnímu vyúčtování služební cesty. Zde určíte výši zálohy na služební cestu (pokud byla vyplacena) a dále pak důvod, výši a způsob platby nákladových i nenákladových výdajů zadaných v kroku 1.
Krok 4
V posledním kroku výkazu se Vám zobrazí stručný výčet služební cesty, včetně doplatku či nedoplatku. Můžete také k výkazu přiložit soubor se zprávou ze služební cesty. Tlačítkem OK potvrdíte správnost zadaných údajů v aktuálním výkazu.
Tímto se výkaz přesune do složky nepotvrzených, kde čeká na schválení zodpovědné osoby. Uživatel pak obdrží informaci o stavu cestovního výkazu (schválení nebo vrácení zpět) elektronickou poštou.
Zahraniční cestovní výkaz
Výkaz vyplníte v pěti jednoduchých krocích. Postupně zadáváte všechna důležitá data, potřebná k určení nákladů spojených se služební cestou. Celý výkaz je navržen tak, abyste se mohli mezi jednotlivými kroky vracet a dle potřeby opravovat a doplňovat dané údaje, a to bez ztráty již vyplněných dat. Celý systém také umožňuje mít u každého uživatele jeden rozpracovaný cestovní výkaz, tzn. že jej můžete vyplňovat v průběhu služební cesty a uzavřít až po jejím ukončení.
Krok 1
V prvním kroku zadáváte základní údaje o osobách, průběhu služební cesty, o použitém vozidlu a o počtu položek s touto cestou spojených (dále používaných v cestovním výkazu).
- Počet tras – trasou se rozumí cesta z jednoho místa na druhé (odjezd, příjezd)
- Počet měn – počet měn, které chcete použít při vyúčtování služební cesty
- Počet nocležného – počet míst noclehu (hotely, ubytovny)
- Počet ostatních nutných výdajů – jízdenky, dálniční známky atd.
- Počet ostatních nenákladových výdajů – pohoštění, pokuty atd.
Krok 2
Přiřazení druhu měn dle počtu z Kroku 1.
Krok 3
Zde si rozvrhnete průběh trasy. Vyplníte druh dopravy, datum a čas začátku a konce služební cesty a zemi, kde služební cesta probíhá. V případě použití vlastního vozidla zde vyplníte i druh paliva, cenu za jeden litr, měnu a ujetou vzdálenost.
Krok 4
Tento krok slouží ke kompletnímu vyúčtování služební cesty. Určíte zde výši zálohy na služební cestu (pokud byla vyplacena) a dále pak důvod, výši, měnu a způsob platby nákladových i nenákladových výdajů zadaných v kroku 1.
Krok 5
V posledním kroku výkazu se Vám zobrazí stručný výčet služební cesty, včetně doplatku či nedoplatku, a to pro každou měnu zvlášť. Můžete také k výkazu přiložit soubor se zprávou ze služební cesty. Tlačítkem OK potvrdíte správnost zadaných údajů v tomto výkazu.
Tímto se výkaz přesune do složky nepotvrzených, kde čeká na schválení zodpovědné osoby. Uživatel pak obdrží informaci o stavu cestovního výkazu (schválení nebo vrácení zpět) elektronickou poštou.
